第一章 总则

第一条

本制度适用于智能制造工程学院所有文件的起草、审核、签发、登记、分发、归档、保管和销毁等管理工作。

第二条

文件管理应遵循合法、及时、准确、安全、保密的原则。

第二章 文件起草与审核

第三条

文件起草应内容清晰、格式规范、语言准确。

第四条

文件起草后，由起草部门负责人审核，确保文件内容符合相关政策和规定。

第三章 文件签发与登记

第五条

文件经审核无误后，由学院主管领导签发。

第六条

签发后的文件应进行登记，包括文件号、标题、发文日期、发文单位、收文单位等。

第四章 文件分发与传阅

第七条

文件由学院办公室负责分发，确保文件及时送达到相关单位或个人。

第八条

传阅文件应有记录，包括传阅人、传阅日期等。

第五章 文件归档与保管

第九条

文件使用完毕后，应及时归档，由学院档案室负责保管。

第十条

归档文件应按照类别、时间等顺序排列，便于检索。

第六章 文件保密与销毁

第十一条

涉及国家秘密、工作秘密的文件，应严格保密。

第十二条

文件保管人员应定期对文件进行清理，对过期或无保存价值的文件，按程序报批后予以销毁。

第七章 附则

第十三条

本制度自发布之日起执行，由智能制造工程学院办公室负责解释。

第十四条

本制度如与学校相关文件管理规定不一致时，按照学校相关规定执行。

智能制造工程学院

2024年3月15日